Sekretaris DPRD Kota Balikpapan, Arfiansyah, menegaskan perlunya peningkatan efisiensi dalam sistem administrasi Sekretariat DPRD (Setwan).
Ia menyoroti lambannya proses pengelolaan surat menyurat dan penyelesaian berkas perjalanan dinas (perjadin) anggota legislatif. Maka dari itu, perlu langkah-langkah strategis untuk segera menyikapi kendala utama tersebut. Dengan begitu, Setwan ingin penyediaan layanan administratif kedewanan akan menjadi lebih baik dan optimal pada masa mendatang.
“Setiap hari ada banyak surat masuk yang membutuhkan tanda tangan pimpinan, tetapi proses pembacaannya sering tertunda. Hal ini harus segera diperbaiki agar pelayanan lebih cepat,” ujar Arfiansyah saat memimpin rapat evaluasi kinerja Setwan di Ruang Rapat Gabungan DPRD Balikpapan, Senin (17/2/2025).
Selain itu, ia juga menyoroti problem keterlambatan penyelesaian berkas perjadin. Proses ini bahkan sering kali melebihi ketentuan batas waktu 14 hari kalender. Menurunnya kesiapan dalam penyelenggaraan rapat paripurna juga menjadi perhatian khusus dalam evaluasi Setwan kali ini.
Untuk menyiasati kendala-kendala tersebut, Setwan berencana menyediakan ruang arsip yang lebih memadai guna mengoptimalisasi pengelolaan dokumen. Strategi ini diharapkan mampu mengefisiensi proses administrasi demi mendukung kelancaran tugas legislatif.
Selain perbaikan sistem arsip, Arfiansyah tak luput menekankan pentingnya kerja sama dan komunikasi yang lebih baik di lingkungan Setwan.
“Kami ingin memastikan bahwa setiap tugas berjalan sesuai standar pelayanan yang telah ditetapkan. Evaluasi ini akan menjadi dasar dalam meningkatkan kinerja ke depan,” tambahnya.
Rapat evaluasi ini dihadiri oleh seluruh staf Setwan, mulai dari kepala bagian hingga staf administrasi. Kegiatan ini juga menjadi kesempatan untuk meninjau capaian serta kendala yang dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Melalui evaluasi secara berkala, Setwan ingin pelayanan kepada anggota legislatif maupun masyarakat Kota Balikpapan menjadi lebih optimal ke depannya.
